Ga naar hoofdinhoud

Leverancier Zaakportaal — Gebruikershandleiding

Deze handleiding helpt leveranciersmedewerkers en gemeenteambtenaren bij het gebruik van het leveranciersportaal.

Inloggen met eHerkenning​

  1. Klik op de inlogknop op de inlogpagina van het portaal.
  2. Kies uw eHerkenningsmakelaar en authenticeer.
  3. Het portaal valideert uw KvK-nummer tegen de geregistreerde leverancier. Bij onbekende of gedeactiveerde leveranciers krijgt u een melding "Onbekende leverancier (KvK-nummer niet geregistreerd)" of "Leverancier is inactive".
  4. Na succesvolle authenticatie ontvangt u een sessie van 2 uur. 15 minuten voor het verlopen wordt de sessie stil vernieuwd; bij harde verlopen wordt u terug naar de inlogpagina geleid.

Rollen en zichtbaarheid​

RolTabs zichtbaar
admindashboard, profile, tenders, contracts, invoices, messages, team
financedashboard, profile_limited, invoices, messages
contractsdashboard, profile, contracts, tenders, messages
salesdashboard, profile, tenders, messages
read_onlydashboard, profile_limited, messages

Alleen rollen admin en contracts kunnen een contractverlenging aanvragen. De rol read_only kan geen master-datawijzigingen indienen.

Dashboard​

Het dashboard toont vier kaarten:

  • Tenders — totaal aantal + aantal gegund / in evaluatie / afgewezen
  • Facturen — totaal aantal + aantal 90+ dagen te laat + aantal in dispuut + leeftijdsanalyse (0-30 / 31-60 / 61-90 / 90+)
  • Contracten — totaal aantal + aantal binnen 90-dagen-venster + aantal met automatische verlenging
  • KPI — beschikbaar zodra u minstens 3 facturen heeft

Facturen​

  • Statusbadges: ontvangen (grijs), in beoordeling (blauw), goedgekeurd (groen), in dispuut (oranje), afgewezen (rood), betaald (groen).
  • Bij goedgekeurd ziet u de verwachte betaaldatum (invoiceDate + routing + betalingstermijn).
  • Bij 90+ dagen te laat ziet u een rode badge.
  • Bij dispuut kunt u via "Reactie geven" een bericht plaatsen in de zaak.

Contracten​

  • Bij contracten binnen 90 dagen tot vervaldatum verschijnt een oranje waarschuwing "Vervalt over [n] dagen".
  • Bij renewalOption: manual_request en binnen 90 dagen verschijnt de knop "Verlenging aanvragen". Dit creëert een Dossiq-zaak leverancier-contractverlenging-verzoek.

IBAN wijzigen (4-ogen)​

Een IBAN-wijziging wordt niet direct toegepast. Wanneer u een nieuwe IBAN indient (met geldige mod-97 controlecijfers), wordt er een 4-ogen-zaak leverancier-iban-wijziging aangemaakt. Pas na goedkeuring door twee gemeenteambtenaren wordt uw IBAN gewijzigd.

KPI's​

  • Gemiddelde betaaldagen — actualPaymentDate − invoiceDate voor betaalde facturen. Uitschieters boven 200 dagen worden uitgesloten.
  • Op-tijd percentage — betaald-op-of-voor-dueDate / totaal × 100
  • Disputerate — disputed / totaal × 100
  • Compliance-score — gewogen gemiddelde (40% op-tijd + 30% dispuutvrij + 30% compleetheid)
  • Maanden met minder dan 3 facturen worden gemarkeerd als "Onvoldoende gegevens".
  • Naast uw eigen waarden ziet u de gemeentelijke benchmark (gemiddelde over alle leveranciers).

Berichten​

  • Berichten zijn write-once (immutable audit-trail).
  • Bijlagen: maximaal 5 per bericht, elk maximaal 10 MB.
  • Toegestane bestandstypen: PDF, PNG, JPEG, WebP, DOC(X), XLS(X).