Archivering
Je werkomgeving is het archief. Een zaak krijgt zijn bewaartermijn op het moment dat je hem afsluit. De documenten blijven staan waar je medewerkers ze al gebruiken: in Nextcloud.
De film duurt 45 seconden en heeft geen gesproken tekst.
Wat dossiq vandaag doet
| Wat | Hoe het werkt | Scherm |
|---|---|---|
| Waardering en bewaartermijn | Het resultaat van de zaak bepaalt de selectielijstklasse, en daarmee de bewaartermijn. De meegeleverde regels volgen de VNG-selectielijst 2020. | Zaak, archivering en bewaring |
| Archiveren | Je archiveert de zaak volgens het zaaktype, met een reden. Dossiq controleert eerst of resultaat, besluit en publicatie klaar zijn. | Archiveren |
| Metadata | Elke zaak en elk document draagt de metadata die het archief vraagt, volgens MDTO en TMLO. Je vult ze tijdens het werk, niet achteraf. | Zaak, documenten |
| Bewaarplicht bij bezwaar en beroep | Loopt er een bezwaar of beroep, dan bevriest dossiq de zaak. Niets wordt vernietigd of overgebracht tot de procedure klaar is. | Zaak, archivering en bewaring |
| Vernietiging | Is de bewaartermijn om, dan komt de zaak op een vernietigingslijst. Vernietigen gebeurt na akkoord en laat een spoor achter. | Zaak, archivering en bewaring |
| Overbrenging naar het e-Depot | Blijvend te bewaren zaken gaan als pakket (SIP) met MDTO-metadata naar het e-Depot. Je houdt een bewijs van overbrenging. | Zaak, archivering en bewaring |
| Verantwoording | Elke handeling op de zaak staat in de historie, ook wie de zaak inzag. | Zaak, historie |
Wat we met Haarlem bouwen
Samen met de gemeente Haarlem maken we Nextcloud zelf archiefwaardig, in lijn met de Archiefwet. Het doel: wat je opslaat, is gearchiveerd.
Dat scheelt een koppeling. Vandaag werkt een medewerker in het ene systeem en archiveert de organisatie in het andere. Als de werkomgeving zelf aan de Archiefwet voldoet, vervalt die tweede stap.
Dit werk loopt. Wat af is, staat in de tabel hierboven.
Bestaand archief meenemen
Heb je al een archief of een documentmanagementsysteem? Met Integriq haal je de dossiers en hun metadata naar de werkomgeving. Zaken uit andere systemen sluit je aan via de ZGW-API's, StUF of CMMN.
Verder lezen
- Richt de bewaartermijnen en het e-Depot in met de beheerdersgids.
- Lees de featurebeschrijving en de architectuur.
- Bekijk wat dossiq nog meer kan.