Wat dossiq kan
Dossiq is het zaaksysteem voor Nextcloud. Deze pagina noemt de 160 capabilities die gebouwd zijn, in 7 thema's. Wat nog op de planning staat, staat hier niet.
Achter elke capability staat het scherm waarop je hem ziet. De link opent het ontwerp op identity.conduction.nl/screens. Alle schermen bij elkaar vind je op Schermen.
In het kort
- Nederlandse en Europese standaarden. Zaken volgen de ZGW-API's (Zaken, Documenten, Catalogi, Besluiten) en de Notificaties API. Een zaaktype kan ook als CMMN-zaakplan lopen, met plan items, sentries en mijlpalen.
- Flows per zaaktype. Fasen, taken, regels, beslistabellen (DMN) en automatische acties stel je in per zaaktype. Een nieuwe procedure is inrichting, geen maatwerk.
- In Nextcloud, niet ernaast. Documenten zijn Nextcloud-bestanden, mail is Nextcloud Mail, rechten zijn Nextcloud-groepen. Je medewerkers werken in de omgeving die ze al kennen.
- Gebouwd op Nextcloud Tables. We bouwen dossiq op Nextcloud Tables, de tabellenlaag van Nextcloud. Een tabel uit Tables gebruik je in een zaak zonder hem te kopiëren. De deelstaat Sleeswijk-Holstein vervangt SharePoint door Nextcloud, met Tables als bouwsteen. Samen met Nextcloud brengen we Tables in lijn met het principe data bij de bron.
- Archiefwaardig. Bewaartermijn, vernietiging en overbrenging naar het e-Depot horen bij de zaak. Lees Archivering.
Zaken behandelen
Zaken aanmaken via elk kanaal
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Zaak registreren in een dialoog (zaaktype, aanvrager, velden) | NieuweZaak |
| Zaak aanmaken vanuit een contact of inwoner | Contact, NieuweZaak, Organisatie |
| Wachtrij voor binnengekomen documenten (toewijzen of afwijzen) | |
| Zaken aanmaken via de API | |
| Geplande en terugkerende zaken | ZaakDialogen, ZaakGerelateerd |
| Intake routeren naar afdeling of rol | Teamwachtrij |
| Zaak starten vanaf het dashboard | Dashboard, MijnWerk |
| Dubbele zaken herkennen bij de intake | NieuweZaak |
Zaken dagelijks behandelen
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Zaaknummer uit een masker of reeks | Zaak, Zaken |
| Zaak toewijzen, oppakken en teruggeven | AanMijToegewezen, MijnTeam, Teamwachtrij, Zaak |
| Zaak toewijzen aan een team of afdeling met rol | Overdragen, ZaakBetrokkenen |
| Bulkacties op de zakenlijst | Zaken |
| Labels op zaken | Zaak, Zaken |
| Zaak kopiëren | ZaakDialogen, ZaakMeer |
| Deelzaken, gerelateerde zaken en hiërarchie | ZaakGerelateerd |
| Afgesloten zaak heropenen | VolgendeStap |
| Zaak verwijderen met controle | ZaakMeer |
| Favorieten en recent geopend | Dashboard, MijnWerk |
| Zaakpagina die live bijwerkt | Zaak |
| Ruwe zaakgegevens inzien voor beheerders (data, variabelen, logs) | ZaakDialogen, ZaakMeer |
| Twee zaken samenvoegen | ZaakDialogen |
| Automatisch rappelleren terwijl een zaak op een ander wacht | Zaak, ZaakDialogen |
| Bewerkslot op de zaak, met de naam van wie hem vasthoudt | ZaakSamenwerken |
| Een zaak delen met of overdragen aan een andere Nextcloud-omgeving | ZaakSamenwerken |
Taken en werkvoorraad
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Taken met een formulier | Taak |
| Vervaldatum op taken | Taak, Taken, ZaakTaken |
| Taak toewijzen, oppakken, teruggeven of naar een team | Taak, Taken |
| Taken automatisch naar de behandelaar | ZaakTaken |
| Taken toewijzen aan externe partners | |
| Persoonlijke wachtrij op urgentie en termijn, met een werklastoverzicht van het team | AanMijToegewezen, MijnTeam, Teamwachtrij, UwWachtrij |
Termijnbewaking
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Opschorten en hervatten met reden of termijn | VolgendeStap |
| Wettelijke termijn en servicetermijn per zaaktype met streefdatum | Zaak |
| Te-laat- en urgentie-indicator op zaak en lijst | Dashboard, Zaak, Zaken |
| Herinneringen op een zaak met een verantwoordelijke | UwWachtrij, ZaakDialogen |
| Termijn verlengen of wijzigen met reden | VolgendeStap |
| Termijnmeldingen per mail | |
| Mijlpalen met geplande intervallen | Zaak |
| Timers in het proces | |
| Opschorttermijn met automatisch hervatten | VolgendeStap |
| Einddatum schuift op bij weekend of feestdag | |
| Eén werkdagenkalender, op één plek beheerd | InstellingenAlgemeen |
| Opschorten geeft de gepauzeerde tijd terug aan de termijn | Zaak |
| Escalatieladder met meerdere stappen bij een overschreden termijn | |
| Een termijn eindigt op een dag, niet op een tijdstip | Zaak |
Notities, meldingen en de zaaktijdlijn
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Notities op de zaak | Zaak, ZaakEmail |
| Eén communicatietijdlijn per zaak (notities, mail, berichten) | ZaakContact, ZaakHistorie |
| Meldingen in de app | |
| Interne of openbare zichtbaarheid per tijdlijnregel | ZaakContact, ZaakEmail |
Betrokkenen en contacten op de zaak
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Betrokkenen op de zaak met rollen | ZaakBetrokkenen |
| Register van personen en organisaties | Contact, Contacten, Organisatie, Organisaties |
| Alles van een contact in één beeld (zaken, documenten, communicatie) | Contact, Organisatie |
| Organisatieboom en medewerkersgids | Afdelingen |
| Gemachtigde op een zaak | ZaakBetrokkenen |
| Aanvrager als kaart in de kop van de zaak | Zaak |
Zoeken en opgeslagen lijsten
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Uitgebreid zoeken met velden per zaaktype | Zaken |
| Persoonlijke opgeslagen zoekopdrachten | Taken, Zaken |
| Zelf kolommen kiezen in lijsten | Taken, Zaken |
| Zoekresultaten gefilterd op toegangsrechten | |
| Zoeken in eigen objecten | Zoekresultaten |
| Zoeken in taken | Taken |
| Lijsten exporteren naar CSV of XLSX | Taken, Zaken |
Kaartweergave met PDOK
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Zaaklocatie (adres, coördinaten) op de kaart | Zaak, ZakenKaart |
| Pand of adres als betrokken object (BAG) | Zaak |
| Zoekresultaten op de kaart | ZakenKaart |
| Kaart- en geodiensten (PDOK, BAG, ArcGIS) | Zaak, ZakenKaart |
Bezwaar en beroep
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Bezwaar en beroep behandelen | Zaak, ZaakBesluiten |
Zaaktypen en flows
Configureerbare zaaktypen
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Getypeerd gegevensschema per zaaktype | ZaaktypeVelden |
| Zaaktypeversies met concept, publiceren en activeren | Zaaktype, ZaaktypeOverzicht |
| Instelbare statussen met kleur en volgorde | ZaaktypeOverzicht |
| Zaaktype of versie van een lopende zaak wijzigen | ZaakDialogen |
| Eigen objecten gekoppeld aan zaken | ZaakDialogen, ZaakGerelateerd |
| Zaaktypen bewerken in de interface | Zaaktype, ZaaktypeOverzicht, ZaaktypeVelden |
| Inrichting als code: zaaktypen importeren en exporteren | Catalogus, Zaaktypen |
| Eigen velden per zaaktype | ZaaktypeVelden |
| Keuzelijsten en codelijsten | ZaaktypeVelden |
| Objecttypen beheren | Catalogus |
| Inrichtingsfouten opsporen | |
| Regels per zaaktype (voorwaarden en acties) | ZaaktypeOverzicht |
| Moeder- en kindzaaktypen (overerving) | ZaaktypeOverzicht, ZaaktypeVelden |
| Catalogus met mappen voor zaaktypen, attributen en sjablonen | Catalogus |
Zaakpagina-indeling en formulieren per zaaktype
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Instelbare lijstkolommen per zaaktype | ZaaktypeVelden |
Meertalige zaaktypen
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Vertalingen beheren in de interface | ZaaktypeOverzicht |
Workflow-engine met voorwaarden en acties
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Lineaire fasen per zaaktype | Werkbord, Zaak |
| Checklist per fase | Taak, VolgendeStap |
| Automatische acties bij een fase- of procesovergang (sjablonen, mails, gerelateerde zaken) | |
| Deelprocessen en bouwblokken, te starten vanuit de zaak | Zaak, ZaakDialogen |
| Regelengine (voorwaarden naar een veld- of actie-uitkomst) | |
| Voortgangs- of fasewidget op de zaakpagina | Zaak |
| Velden vullen en datums berekenen met formules | |
| Webhooks en event-outbox op zaakgebeurtenissen |
Advies, resultaten en besluiten
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Resultaat uit een instelbare lijst per zaaktype | VolgendeStap |
| Beslistabellen (DMN) | |
| Formeel besluit vastleggen | Besluit, ZaakBesluiten |
| Besluitbrief als stap in de flow | DocumentGenereren, ZaakBesluiten |
Documenten en archief
Documenten op de zaak
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Document als metadatarecord met bestanden | ZaakDocumenten |
| Mappenstructuur binnen een zaak | ZaakDocumenten |
| Bestandsversies bekijken, downloaden en terugzetten | ZaakDocumenten |
| Documentmetadata (type, status, vertrouwelijkheid, richting, datums) | ZaakDocumenten |
| Labels op documenten | ZaakDocumenten |
| Samenvoegen tot pdf, kopiëren naar een andere zaak | DocumentenBeheer |
| Volledige tekst van bestanden doorzoekbaar | |
| Virusscan en integriteitscontrole | DocumentenBeheer |
| Uploaden door te slepen | ZaakDocumenten |
| Afzenders en ontvangers van documenten | ZaakDocumenten |
Documenten bewerken, genereren en ondertekenen
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Documenten beoordelen en goedkeuren | UwWachtrij, ZaakDocumenten |
| Document genereren uit een sjabloon met samenvoegvelden | DocumentGenereren |
| Digitaal ondertekenen | ZaakBesluiten |
| Bibliotheek met documentsjablonen | DocumentGenereren |
Archivering naar e-Depot
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Archiefexport van afgesloten zaken (XML, SIP, TMLO/MDTO) | Archiveren, ZaakArchivering |
| Het resultaat bepaalt waardering en bewaartermijn | Archiveren, ZaakArchivering |
| Bewaartermijn, vernietigingsdatum en automatische vernietiging | ZaakArchivering |
Woo-verzoeken met lakken en publiceren
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Documenten anonimiseren en lakken | Lakken |
| Document publiceren naar portaal of website | Publiceren |
| Woo-verzoek met beoordeling en lakken per document | Besluit, Publiceren, WooVerzoeken |
Communicatie met inwoners
Zaakgericht mailen
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Mail uit een postvak wordt een zaak | ZaakEmail |
| Mailen vanuit de zaak met sjablonen en zaakdocumenten | ZaakEmail |
| Postvak van de organisatie, met toewijzen aan een zaak | Postvak |
| .msg- of .eml-bestanden in een zaak importeren | ZaakEmail |
| Bibliotheek met mailsjablonen | ZaakEmail |
Digitale post aan inwoners
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Digitale post aan inwoners (Berichtenbox, Postex) | BerichtVersturen |
Burgerportaal Mijn Zaken
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Webformulier voor inwoners per zaaktype | |
| Wijzigingsvoorstellen van collega's of inwoners in een wachtrij | |
| Portaalrechten voor inwoners per zaak | ZaakBetrokkenen |
Afspraken maken
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Afspraken plannen | Taak, ZaakTaken |
Toegang en verantwoording
Toegangsrechten op de zaak
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Vertrouwelijkheidsniveau op de zaak | Zaak, ZaakBetrokkenen |
| Bijzondere persoonsgegevens achter een extra recht | Contacten |
| Velden verborgen, verplicht of alleen-lezen per rol en zaakstatus | ZaaktypeVelden |
| Applicatierollen | |
| Toegang tot gegevens op voorwaarden (attributen en beleid) | |
| Toegang met een einddatum | ZaakBetrokkenen |
| Rechten per veld | |
| Delegatie, mandaten en vervanging | AanMijToegewezen, UwWachtrij, ZaakBesluiten |
| Afwezigheid met een waarnemer die het werk ziet | AanMijToegewezen, UwWachtrij |
| Volgers op een zaak, los van de behandelaar | Zaak, ZaakBetrokkenen |
Zaakhistorie, audittrail en verwerkingenlogging
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Versiegeschiedenis van zaakgegevens | ZaakHistorie |
| Audittijdlijn op de zaakpagina | ZaakHistorie |
| Audittrail inclusief lezen en inzien | ZaakHistorie |
| Verwerkingsregister (AVG) per zaaktype | ZaaktypeOverzicht |
Standaarden en koppelingen
ZGW API-koppeling
| Capability | Scherm |
|---|---|
| ZGW-API's (Zaken, Documenten, Catalogi, Besluiten) | |
| Notificaties API | |
| Message broker of event streaming | |
| Generiek raamwerk voor koppelingen | |
| OpenAPI-documentatie | |
| Openbare data-API met certificaten of API-sleutels |
StUF-ZKN-koppeling
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Notities gesynchroniseerd naar een extern zaakregister | |
| StUF (BG, ZKN, DCR) |
BRP-koppeling (Haal Centraal)
| Capability | Scherm |
|---|---|
| BRP en KvK bevragen | NieuweZaak |
| Geheimhouding en adresafscherming | Contact, Contacten, ZaakBetrokkenen |
DSO / Omgevingsloket
| Capability | Scherm |
|---|---|
| DSO en Omgevingswet |
Sturing en inrichting
Doorlooptijd-dashboards
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Instelbare KPI-dashboards (teller, meter, grafiek) | Dashboard |
| Persoonlijk dashboard met zelfgekozen widgets | Dashboard, MijnWerk |
| Procesanalyse (heatmap, doorlooptijden) | Procesanalyse |
| API voor statistieken en rapportage |
Subsidies, uren en zaakkosten
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Uren schrijven op een zaak | DagAfsluiten, Zaak |
Inrichting en app-instellingen
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Huisstijl en thema | InstellingenAlgemeen |
| Koppelingen instellen in de interface, met geheimen | Instellingen |
| Omgevingsinstellingen (meldingsteksten, portaalteksten, CORS) | InstellingenAlgemeen |
| Wizard voor de eerste inrichting, met voorbeeldgegevens | Instellen |
AI-assistentie
| Capability | Scherm |
|---|---|
| Kennisbank met zichtbaarheid per rol | Zaak |
| AI-assistent die acties voorstelt en na bevestiging uitvoert | ZaakAssistent |
Verder lezen
- Bekijk alle schermen.
- Lees hoe dossiq archiveert.
- Installeer dossiq met de installatiegids.