Archief en e-Depot — beheerdersgids

Sinds de migratie migrate-archival-to-or (ADR-022) voert OpenRegister de archivering, vernietiging en e-Depot-overdracht uit. Dossiq levert alleen nog de zaakgerichte domeinkennis declaratief aan en vertaalt Awb-gebeurtenissen (bezwaar/beroep) naar OpenRegister legal holds. Dossiq draait geen eigen archief-pipeline meer.

Spec: openspec/changes/migrate-archival-to-or/specs/archief-edepot-handover/spec.md Eigenaar van de pipeline: OpenRegister — RetentionService, Archival/* (RetentionEvaluator, LegalHoldService, DestructionService), Edepot/* (EdepotTransferService, SipPackageBuilder, MdtoXmlGenerator, Transport/*), TmloService.

Wat dossiq nog doet (en wat niet meer)

Onderdeel	Voorheen (app-lokaal, verwijderd)	Nu
Bewaartermijnregels	`BewaarTermijnRegel`-objecten + `ArchivalTriggerService`	Declaratief: `x-openregister-archival` op het `case`-schema
Detectie afgeronde zaken	`ArchivalTriggerScanJob` daemon	OpenRegister `RetentionEvaluator` + `DestructionCheckJob`
Bezwaar/beroep-opschorting	`OverdrachtTrigger` status `opgeschort-juridische-procedure`	OpenRegister legal hold (`LegalHoldService`), geplaatst door dossiq
SIP-bundeling / BagIt / MDTO	`BagItBundlerService`, `MetadataBundlerService`	OpenRegister `SipPackageBuilder` + `MdtoXmlGenerator`
Verzenden + retry naar e-Depot	`ArchivalBatchService`, `ArchivalSubmissionRetryService`	OpenRegister `EdepotTransferService` + durable retry
Bewijs van overdracht	`ArchiefBewijs`-objecten, `ProofOfTransferService`	OpenRegister transfer-/proof-records
TMLO/MDTO-metadata mapping	`TmloMetadataBuilderAdapter`	Schema-config `configuration.tmloDefaults` + `Register.configuration.tmloEnabled`, uitgevoerd door OR `TmloService`

1. Bewaartermijnen — declaratief op het zaakschema

De bewaartermijnen staan in het case-schema onder x-openregister-archival (VNG-selectielijst 2020 als default set). Aanpassen doe je in Beheer → OpenRegister → Registers → Dossiq → schema case, of in lib/Settings/dossiq_register.json:

"x-openregister-archival": {
  "retention": {
    "default": "P10Y",
    "rules": [
      { "condition": "caseType == \"omgevingsvergunning-regulier\"", "retention": "P5Y",  "reason": "VNG 4.3.1" },
      { "condition": "caseType == \"wmo-melding\"",                    "retention": "P10Y", "reason": "VNG 5.2.1" },
      { "condition": "caseType == \"subsidie-verlening\"",             "retention": "P20Y", "reason": "VNG 7.1.1 — blijvend te bewaren, overbrenging na 20 jaar" }
    ]
  }
}

default en elke retention is een ISO-8601-duur (P5Y, P10Y, …).
condition gebruikt de grammatica <veld> <op> <waarde> van OpenRegister's RetentionConditionEvaluator (velden op het zaak-object, bv. caseType).
Municipality-edits die vóór de migratie als BewaarTermijnRegel-objecten bestonden, worden door de repair-stap bewaard; pas ze na verificatie hier aan.

Selectielijstklasse: elke omgeving heeft een selectielijstregister nodig

Een zaak neemt de selectielijstklasse van haar resultaattype over zodra het resultaat is gezet (case.selectionListClass, uit resultType.selectionListClass). Het zaakschema wijst dat veld aan als archiefcategorie:

"x-openregister-archival": {
  "retention": { "default": "P10Y" },
  "categoryProperty": "selectionListClass"
}

OpenRegister zoekt die klasse op in het selectielijstregister van de omgeving. Een zaak met een klasse die daar niet in staat, weigert OpenRegister op te slaan. Richt daarom op elke omgeving een selectielijstregister in voordat je resultaattypen een selectielijstklasse geeft. Een resultaattype zonder klasse zet niets op de zaak, en een klasse die een beheerder met de hand op de zaak zette, blijft dan staan.

OpenRegister berekent hieruit de archiefactiedatum en nomineert de zaak in zijn archivist-workflow (V-lijst / overbrenging). Zaaktypen zónder regel verschijnen in OpenRegister's archivist-view als unconfigured — dossiq houdt geen eigen geblokkeerd-geen-regel-administratie meer bij.

2. TMLO/MDTO-metadata

TMLO-auto-populatie staat aan via Register.configuration.tmloEnabled = true (gezet door de repair-stap MigrateArchivalToOpenRegister) en de defaults in case.configuration.tmloDefaults. OpenRegister's TmloService vult hiermee de tmlo-metadata en exporteert MDTO-XML tijdens overbrenging. Extra TMLO-defaults voeg je toe onder tmloDefaults op het schema.

3. Bezwaar/beroep → legal hold

Zolang een Awb-procedure loopt mag een zaak niet worden overgebracht of vernietigd. Dossiq regelt dit via BezwaarLegalHoldListener:

Bezwaar geregistreerd (objection aangemaakt) → dossiq plaatst een OpenRegister legal hold op de zaak. OR's retention-evaluator en vernietigingsjobs slaan de zaak over zolang de hold staat.
Eindbeslissing (bezwaarDecision of appealDecision aangemaakt) → dossiq heft de hold op; de zaak komt weer in OR's archief-evaluatie zonder handmatige her-nominatie.

Holds zijn zichtbaar en beheerbaar in OpenRegister (/api/archival/legal-holds, archivist-view).

4. e-Depot-connectie configureren (OpenRegister)

De e-Depot-verbinding (endpoint, transport, credentials, bestemming) staat sinds de migratie in OpenRegister's e-Depot-instellingen:

Open Beheer → OpenRegister → Instellingen → e-Depot (/api/settings/edepot).
Kies het transport (Sftp, RestApi of OpenConnector) en vul endpoint + credentials in. In dev/test staat standaard een log/mock-transport.
Test de verbinding met Verbinding testen (/api/settings/edepot/test).
Overbrengingen en hun status/audittrail bekijk je via /api/transfers.

Het koppelen van een echt e-Depot-testendpoint valt buiten deze migratie en hoort bij external-integrations-test-environments. De transport-seam blijft pluggable bij OpenRegister.

5. Vernietiging (destruction)

Vernietiging/overbrenging draait volledig in OpenRegister: DestructionCheckJob stelt vernietigingslijsten (V-lijsten) samen voor archivist-review, DestructionExecutionJob voert goedgekeurde vernietiging uit. Dossiq heeft geen eigen vernietigings-UI meer; gebruik OpenRegister's archivist-surface.

6. Migratie-repair (eenmalig)

Bij de upgrade draait MigrateArchivalToOpenRegister (post-migration, idempotent, fail-closed):

Zet tmloEnabled op de dossiq-register.
Plaatst een legal hold op elke zaak waarvan de OverdrachtTrigger op opgeschort-juridische-procedure stond.
Exporteert elk afgerond ArchiefBewijs als onveranderlijk zaakdossier- document, zodat geen bewijs van overbrenging verloren gaat.

De stap draait maar één keer (markering in app-config dossiq/archival_migration_completed) en doet niets wanneer OpenRegister's archief-abstracties ontbreken.

7. Troubleshooting

Symptoom	Oorzaak	Oplossing
Zaak wordt niet genomineerd na afsluiten	Geen retention-regel voor het `caseType`	Voeg een rule toe onder `x-openregister-archival`; ongeconfigureerde types staan in OR's archivist-view.
Zaak met bezwaar wordt tóch genomineerd	Legal hold niet geplaatst	Controleer dat de `objection` een geldige `case`-verwijzing heeft; zie OR `/api/archival/legal-holds`.
Overbrenging blijft hangen	e-Depot-transport/endpoint	Check OpenRegister → e-Depot + `/api/transfers`; OR's durable retry pakt tijdelijke fouten op.
TMLO-metadata leeg	`tmloEnabled` staat uit	Herstart de repair-stap of zet `Register.configuration.tmloEnabled = true`.

Zie ook

openspec/changes/migrate-archival-to-or/ — proposal, design, spec.
OpenRegister archief-stack: RetentionService, Archival/*, Edepot/*, TmloService, Controller/{Archival,Retention,Tmlo,Transfer}Controller.

Wat dossiq nog doet (en wat niet meer)​

1. Bewaartermijnen — declaratief op het zaakschema​

Selectielijstklasse: elke omgeving heeft een selectielijstregister nodig​

2. TMLO/MDTO-metadata​

3. Bezwaar/beroep → legal hold​

4. e-Depot-connectie configureren (OpenRegister)​

5. Vernietiging (destruction)​

6. Migratie-repair (eenmalig)​

7. Troubleshooting​

Zie ook​